黄浦区业余大学档案管理流程制度
1 预立卷制度
学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门预立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作，对于做好平时立卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用。为促进本校档案管理水平的提高，特作如下规定：
一、建立和完善平时归卷制度
各部门按规定做好收发文登记，对办理完毕的材料进行收集、整理，按预立卷类目置于预立卷文件夹或文件盒办，集中保管，以便于日常查找和年终的调整、整理和归档。
二、建立规范的预立卷类目
预立卷类目是进行平时归卷依据，建立规范的预立卷类目是做好平时归卷的关键。预立卷类目既反映部门基础工作和常规工作，又要突出学校年度重点工作。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容，同时要反映文件的作者，预立卷要依次设置条款编号。
三、明确预立卷工作职责
学校把预立卷工作列为档案工作目标管理的主要内容。校档案室负责对各部门预立卷类目的编制及平时归卷的情况进行业务指导、检查。
各部门兼职档案人员根据预立卷类目，做好平时收发文的收集、分类和归卷工作，防止散失，并可根据工作实际对预立卷类目进行调整。
四、预立卷归档的基本要求
1、卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系。
2、归档的文件材料要求做到字迹清楚、书写工整、签署完备，要求用钢笔书写（禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等不规范的书写材料）。
3、卷内文件的排列应坚持先近后远，先批复后请示的原则。
4、案卷标题要简明确切，符合“三要素”（作者、内容、文种）要求。
五、归档时间
文书档案按年度进行整理立卷，每年六月份前必须完成上一年度的文书材料的归档工作。
教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，每年六月份前将上一学年度的材料归档。
教科研项目文件材料必须经鉴定后，立即立卷归档。
设备的随机文件材料必须在设备开箱后，立即立卷归档。
会计档案在会计年度终了后整理立卷，由财务部门保存一年后，移交校档案室归档。
基建档案在基建项目竣工验收后三个月内，由项目负责人将平面图、线路图、管道图等有关文件资料复制一份交档案室归档。
2 立卷归档制度
一、在维护本校历史真实面貌的前提下，凡是工作处理完毕的、具保存价值的各类文书材料均应及时收集立卷，并统一交学校档案室集中鉴别归档。
二、每年年初，文档人员根据本校的实际情况，制订出本年度的文书案卷类目表，根据类目表分别归类立卷。
三、各部门的文书档案，必须按照国家档案局规定的要求，于次年六月底前立卷，归档完毕后由档案室统一管理。
3 档案库房管理制度
一、档案室是统一保管学校档案的场所，非档案管理人员未经许可，一律不得入内。
二、按照档案保护技术的有关规定，认真做好保密和“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防是、防尘、防鼠、防高温、防有害气体）。
三、档案室内不得存放易燃物品，严禁在室内吸烟。
四、档案人员要管理好钥匙，出入注意随手关门，确保档案库房的安全。
4 档案保管制度
一、本校党务和行政等各部门的档案实行集中统一管理。
二、每年档案按规范要求分类整理，编好案卷归档号，做好案卷目录。
三、档案资料的收入和移出要有登记和统计，并按规定向上级报告档案工作的基本情况。
四、借阅档案要有登记。
五、定期检查档案保管状况，对永久、长期档案已破损、褪色的要及时进行修复。
5 查阅档案制度
为了维护学校利益，使档案为本单位的行政管理、教学管理和科学研究服务，确保保管档案的完整与安全，特制定如下规定：
一、档案室档案一般不外借，如确需外借，要经领导同意。借阅档案使用后，必须及时归还归还档案时如发现损坏或残缺现象，要追究借阅者的责任。
二、借阅档案要登记，借阅有密级的档案，需有关部门负责人审批，同意后才可借阅。
三、查阅人员应在阅档室查阅，查阅时，不得把案卷拆散、抽取、涂改、损毁，如要复印，要经有关领导审批同意。
四、教师业务档案限于本人查阅，其他人员借阅教师业务档案时，须经分管领导审批同意。
6 档案保密制度
一、严格执行国家保密法的规定，积极开展保密工作的学习，提高贯彻保密法的自觉性。
二、档案工作人员对所保管的档案必须严格保守机密和安全。严格遵守档案工作规则，做到手续清楚，不发生差错和文件遗失。
三、档案工作人员不与无关人员在任何场所谈论档案工作，严格遵守制度。
四、对有密级的档案要严格控制调阅范围，依照制度提供利用。档案不能私自带回家中。
7 档案移交制度
一、移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》一式两份。双方各执一份。
二、档案管理人员变到时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。
8 档案鉴定销毁制度
一、档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全面地考察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档案的质量。
二、鉴定工作必须有组织、有监督地进行，由分管领导负责，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组。
三、鉴定人员直接地具体地审阅每个案卷的内容，逐卷逐件逐页审查档案材料，判定档案的价值，确定存毁意见。
四、销毁失去保存价值的档案，应逐件逐页登记造册，经分管领导批准，上级部门审核后才能进行。